Privacy Policy

DATA CONTROLLER:
International School of Monza
Via Solferino, 23 - 20900 Monza (MB)
Email address: dataprivacy@ismonza.it
 

International School of Monza is part of Inspired Education Holdings Ltd., which is a company registered in United Kingdom with number 09268120 and registered address at Sixth Floor, 3 Burlington Gardens, London, W1S 3EP. Inspired operates numerous affiliated schools globally via its regional offices in Europe, Africa, Middle East, Asia-Pacific and Latin America.


1.    INTRODUCTION

This policy is drafted in accordance with the Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data (GDPR) and the Italian implementation by Legislative Decree n. 101 dated 10 August 2018.

Our Data Protection Officer can be contacted by email at the address dataprivacy@ismonza.it if you have any queries regarding the processing of your personal data.

2.    TYPES OF PERSONAL DATA WE PROCESS

We process personal data from our students and their families and / or competent persons and also from our employees, candidates, suppliers, contractors, prospective customers and third parties interested in finding out more about International School of Monza within the systems controlled by the school as Data Controller.

The personal data processed is mainly the following:

  • Names, addresses, telephone numbers, e-mail addresses and other contact details;
  • Family details;
  • Safeguarding information (such as court orders and professional involvement)
  • Education and employment data;
  • Images, audio and video recordings, including CCTV footage (video images);
  • Financial information;
  • Educational centres previously attended.

Other types of data we may collect and process, according to the school purposes, are related to health condition, criminal records and other sensitive information related to an individual, such as:

  • Information about health status or provision of health care linked to a specific individual;
  • Behavioural information;

·         Special educational needs

  • Criminal records linked to a specific individual;
  • Biometric information;
  • Ethnicity;
  • Religion;
  • Nationality and location.
3.    HOW WE COLLECT AND PROCESS PERSONAL DATA

International School of Monza collects information in several ways, including:

  • Personally and over the phone;
  • Through our webpage, including information received through the following sections: Application form for admission process, general enquiries form, Contact Us, Work With Us (recruitment) and subscription to our newsletters or communications; 
  • From email and hand delivery paper documentation: including job applications, emails, invoices, letters, consent forms;
  • Through online tools: such as apps, educational platforms and other software used by our staff;
  • Through any CCTV cameras located at our premises or sites;
  • Through third parties, such as referees, professionals or authorities working with the individual;
4.    PURPOSES FOR WHICH WE PROCESS PERSONAL DATA 

International School of Monza processes personal data to lawfully and legitimately carry out the school’s educational activity. The school collects and keeps students and parents’ information when necessary:

  • To ensure that the student meets the school’s admission criteria;
  • To provide educational services including the support of pupil learning, monitor and report on pupil progress;
  • To provide to the students welfare and pastoral care services;
  • To provide to the students medical and nurse attention, catering service and school transportation, among other necessary services;
  • To meet the educational, social, physical and emotional requirements of the student;
  • To comply with the law regarding data sharing;
  • To comply with legislative or administrative requirements;
  • To administer the school’s governing body;
  • To enable parents/guardians to be contacted in the case of emergency or in the case of school closure, or to inform parents of their child’s educational progress or about school events, etc.
  • With the aim to celebrate school’s achievements and to keep a record of the history of the school, International School of Monza may take photographs and recorded images of students to be shared in, e.g. yearbooks, school website, etc, always based on informed consent from parents or students of legal age;
  • To send commercial communications if previously requested and authorised by the data subject. Commercial communications will include: newsletters and notices from the webpage, referral of commercial advertisements through e-mail, SMS, MMS, social networks or any other electronic or physical means, present or future, which enables such commercial communication. You will be able to unsubscribe from the receipt of commercial communications by clicking in the “unsubscribe” section found in all these kind of e-mails sent by the school.

·         In the case of a CV received through our webpage, in the section “Work With Us”, with the purpose to include the candidate in the selection process or to consider their application for future positions; In this regarding, the school also collects information about staff and prospective staff when necessary for:

-Conducting the selection process;

-Assessing the suitability of the candidate for the position;

-Administration of staff records;

-Recruitment of staff;

-Administration of payroll, pensions and sick leave;

-Staff appraisal;

-Disciplinary procedures;

-Administration of human resources records;

The personal data object of processing may only be communicated to other schools within the Inspired group with the prior written consent of the data subject and the personal data will be processed with the same legitimate purposes mentioned herein.

5.  WITH WHOM DO WE SHARE YOUR PERSONAL DATA?

As a school, we may be lawfully required to share personal information with relevant authorities or third parties as permitted on statutory grounds, to comply with legal obligations or on the basis of a specific consent given by the individual concerned.

We will ensure that, where relevant, contractual safeguards are implemented to ensure the protection of your personal data when disclosing your personal data to a third party. For example, we will enter into data processing agreements with relevant parties (providing for restrictions on the use of your personal data and obligations with respect to the protection and security of your personal data).

The parties to whom we may disclose your personal data as above referred may be located in countries outside the school’s location, including countries which may offer a lower level of data protection.

In such cases, we will implement appropriate measures to ensure adequate protection of your personal data in accordance with applicable data protection legislation.

Your personal data shall be neither rented nor sold to third parties.

6.    Conservation of data

Personal information will only be retained for the period of time required to fulfil the purpose for which it was collected unless for a longer time for public interest archiving, scientific or historical research, or statistical purposes. Once the personal information is no longer required or permitted to be retained for legal or business purposes, it will be destroyed or made anonymous.


7. YOUR RIGHTS

Under the data protection regulations, you have rights regarding the processing of your personal data. These rights are, however, subject to certain exemptions and limitations.

You have the right to:

  • Be informed, at the time when personal data is collected, about the data processing.
  • Access the information we process and how we process it as well as to obtain a copy of the personal data considering the legal limitations and exceptions;
  • Ask for the erasing of the personal data we hold about you without undue delay considering the legal limitations and exceptions;
  • Obtain the rectification of your personal data providing a supplementary statement;
  • Obtain restriction of processing of your personal data when it is inaccurate, illegal, unnecessary or not verified, considering the legal  limitations and exceptions;
  • Obtain data portability of your personal information in a structured, commonly used and machine-readable format. This allows the right to transmit that data to another controller without hindrance from the controller to which the personal data has been provided;
  • Object to processing for direct marketing purposes;
  • Withdraw consent at any time and freely to the processing of your personal data. The withdrawal of consent shall not affect the lawfulness of processing based on consent before its withdrawal.

Therefore, individuals will be able to exercise their rights by sending a written specific request, along with a copy of their ID card, to the Data Protection Officer’s email address dataprivacy@ismonza.it

The data subjects have the right to be notified of the information that is being processed about them, as well as the access to their personal data verbally or in writing and at no charge.

The data subjects have also the right to request, where necessary, the correction, destruction or deletion of their personal information and to object, on reasonable grounds relating to their particular situation to the processing of their personal information. The data subjects have also the right of not to have their personal information processed for purposes of direct marketing by means of unsolicited electronic communications, not to be subject, under certain circumstances, to a decision which is based solely on the basis of the automated processing of their personal information and to submit a complaint to the Regulator regarding the alleged interference with the protection of the personal information of any data subject or to submit a complaint to the Information Regulator in respect of a determination of an adjudicator as well as to institute civil proceedings regarding the alleged interference with the protection of his, her or its personal information.

According to this, we have processes in place to ensure that we respond to a request without undue delay from the date of the request although we can extend the time limit to respond to it if necessary. We are aware of the information we must provide in response to a request and the need to provide it in clear and plain language.

Any request is subject to certain exemptions, limitations or contractual obligations. Data belonging to or identifying other individuals is exempt from right of access and will be subject to legal privilege. We cannot disclose any confidential information related to the purpose of providing education within our group of schools, examinations or supplying examination scripts to external bodies. We cannot disclose confidential information on any of our staff.

8.    CONSENT

You will have the right and possibility to withdraw your consent for any specific purpose granted at any given time without prejudice of the legality of processing according to the consent given before withdrawal.

9. STORING AND SECURING INFORMATION

The school shall use the appropriate technical and organisational measures to ensure the security, confidentiality, integrity and privacy of the personal data, preventing from unauthorised access or unlawful processing as well as accidental loss, destruction or damage of the files.

10.    COMPLAINTS

If you are not satisfied with our response, you would like to discuss anything regarding this privacy notice, or you believe we are processing your personal data disregarding the data protection regulations in force, please contact our Data Protection Officer at:  dataprivacy@ismonza.it or you can address your request for mediation to the Italian data protection authority, Garante per la Protezione dei Dati Personali, addressed at Piazza Venezia 11, IT-00187, Roma, with email: rpd@gpdp.it. or visiting the link: https://www.garanteprivacy.it/home/diritti/come-agire-per-tutelare-i-tuoi-dati-personali,although it is recommended that previous steps are taken to resolve the matter with the school before involving the authority.

11.     PRIVACY NOTICE UPDATES

International School of Monza may need to update this privacy notice periodically so we recommend that you review this information from time to time.  

This version was last updated on October 2020

 

 

 

informativa PRIVACY 

RESPONSABILE DEL TRATTAMENTO DEI DATI:
International School of Monza
Via Solferino, 23
20900 Monza (MB)
(di seguito, anche il “Responsabile del Trattamento”)
Email DPO: dataprivacy@ismonza.it

 

TITOLARE DEL TRATTAMENTO DEI DATI:
INTERNATIONAL SCHOOL OF EUROPE S.P.A
Via Manfredo Camperio, 14 - 20123 Milano
 

International School of Monza è parte di Inspired Education Holdings Ltd., società registrata nel registro delle imprese del Regno Unito con il numero 09268120 e avente sede legale al Sixth Floor, 3 Burlington Gardens, Londra, W1S 3EP (“Inspired”). Inspired gestisce numerose scuole affiliate a livello globale attraverso i suoi uffici regionali in Europa, Africa, Medio Oriente, Asia-Pacifico e America Latina.

1.    INTRODUZIONE

Tale informativa è stata redatta in conformità al Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016 relativo alla tutela delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati (GDPR) e all'attuazione in Italia del Decreto Legislativo 10 agosto 2018, n. 101.

Il nostro Responsabile della protezione dei dati può essere contattato via email all'indirizzo dataprivacy@ismonza.it per qualsiasi domanda relativa al trattamento dei vostri dati personali.

2.    TIPOLOGIA DI DATI PERSONALI TRATTATI

Il Responsabile del Trattamento tratta i dati personali degli studenti e delle loro famiglie e/o personale competente, dei dipendenti, candidati, fornitori, appaltatori, potenziali clienti e terzi interessati ad avere maggiori informazioni circa la International School of Monza forniti mediante piattaforme ed applicazioni utilizzate dalla scuola.

I dati personali trattati sono principalmente i seguenti:

·         Nomi, indirizzi, numeri di telefono, indirizzi e-mail e altri dati di contatto;

·         Dati relativi alla famiglia;

·         Informazioni protette (come, ad esempio, provvedimenti dell’autorità e professionisti coinvolti nell’assistenza agli studenti)

·         Dati sull'istruzione e sull'occupazione;

·         Immagini, registrazioni audio e video, compresi i filmati delle telecamere a circuito chiuso (immagini video);

·         Informazioni finanziarie

·         Centri educativi frequentati in precedenza.

Altri tipi di dati che il Responsabile del Trattamento può raccogliere ed elaborare, a seconda degli scopi della scuola, sono relativi alle condizioni di salute, ai precedenti penali e ad altre informazioni sensibili individuali, come ad esempio:

·         Informazioni sullo stato di salute o sulla fornitura di assistenza sanitaria di uno specifico soggetto;

·         Informazioni comportamentali;

·         Esigenze educative speciali;

·         Casellario giudiziale di uno specifico soggetto;

·         Informazioni biometriche;

·         Etnia;

·         Religione;

·         Nazionalità, domicilio e residenza.

3.    COME SONO RACCOLTI ED ELABORATI I DATI PERSONALI

Il Responsabile del Trattamento raccoglie informazioni in diversi modi, tra cui:

·         Personalmente e al telefono;

·         Attraverso la pagina web, comprese le informazioni ricevute attraverso le seguenti sezioni: Modulo di iscrizione per il processo di ammissione, modulo di richiesta generale, Contattaci, Lavora con noi (reclutamento) e iscrizione alle newsletter o comunicazioni; 

·         Da e-mail e documentazione cartacea a mano: incluse domande di lavoro, e-mail, fatture, lettere, moduli di consenso;

·         Attraverso strumenti online: come app, piattaforme educative e altri software utilizzati dal personale;

·         Attraverso qualsiasi telecamera a circuito chiuso situata presso i locali o siti della scuola;

·         Attraverso terzi, come arbitri, professionisti o autorità che lavorano con il singolo soggetto.


4. FINALITÀ PER LE QUALI sono trattati I DATI PERSONALI

Il Responsabile del Trattamento tratta i dati personali per svolgere legalmente e legittimamente l'attività educativa della scuola. Il Responsabile del Trattamento raccoglie e conserva le informazioni degli studenti e dei genitori quando necessario:

·         Per garantire che lo studente soddisfi i criteri di ammissione della scuola;

·         Fornire servizi educativi, compreso il supporto all'apprendimento degli alunni, monitoraggio e riferire sui progressi degli alunni;

·         Fornire agli studenti servizi di assistenza sociale e spirituale;

·         Fornire agli studenti assistenza medica e infermieristica, servizio di catering e trasporto scolastico, oltre ad altri servizi accessori;

·         Soddisfare le esigenze educative, sociali, fisiche e psicologiche degli studenti;

·         Rispettare la legge sulla condivisione dei dati;

·         Adempiere agli obblighi legislativi o amministrativi;

·         Per le attività riferibili agli uffici interni della scuola (es. amministrazione);

·         Per consentire ai genitori/tutori di essere contattati in caso di emergenza o in caso di chiusura della scuola, o per informare i genitori sui progressi educativi dei loro figli o sugli eventi scolastici, ecc.;

·         Con l'obiettivo di celebrare i risultati della scuola e di tenere un registro della storia della scuola, potranno essere scattate fotografie e registrate immagini di studenti da condividere, ad esempio, in annuari, sito web della scuola, ecc, sempre sulla base del consenso informato dei genitori o degli studenti maggiorenni;

·         Inviare comunicazioni commerciali se precedentemente richieste e autorizzate dall'interessato. Le comunicazioni commerciali comprenderanno: newsletter e avvisi dalla pagina web, invio di annunci commerciali tramite e-mail, SMS, MMS, social network o qualsiasi altro mezzo elettronico o fisico, presente o futuro, che permetta tale comunicazione commerciale. Sarà possibile annullare l'iscrizione alla ricezione di comunicazioni commerciali cliccando nella sezione "annullare l'iscrizione" che si trova in tutte le e-mail di tale tipologia inviate dalla scuola.

·         Nel caso di un CV ricevuto attraverso la pagina web, nella sezione "Lavora con noi", con lo scopo di includere il candidato nel processo di selezione o di prendere in considerazione la sua candidatura per posizioni future; a questo proposito, saranno raccolte anche informazioni sul personale e sui potenziali collaboratori, quando necessario per:

−    Condurre il processo di selezione;

−    Assicurare l'idoneità del candidato per la posizione;

−    Curare la tenuta dei registri del personale;

−    Assunzione del personale;

−    Amministrazione delle buste paga, delle pensioni e delle assenze per malattia;

−    Valutazione del personale;

−    Procedure disciplinari;

−    Curare la tenuta dei registri delle risorse umane.

I dati personali oggetto del trattamento potranno essere comunicati ad altre scuole del gruppo Inspired solo con il preventivo consenso scritto dell'interessato e i dati personali saranno trattati per le stesse legittime finalità qui menzionate.

5.  CON CHI sono condivisi I VOSTRI DATI PERSONALI?

In qualità di scuola, il Responsabile del Trattamento potrebbe essere obbligato a condividere i dati personali con le autorità competenti o con terzi, come previsto dalla legge, per adempiere agli obblighi di legge o sulla base di un consenso specifico dato dall'interessato.

Faremo in modo che, se del caso, vengano attuate delle salvaguardie contrattuali per garantire la protezione dei vostri dati personali quando divulgati a terzi; ad esempio, mediante la sottoscrizione di accordi di trattamento dei dati con le parti interessate (che prevedono restrizioni all'uso dei vostri dati personali e obblighi in materia di protezione e sicurezza degli stessi).

I soggetti ai quali il Responsabile del Trattamento può divulgare i vostri dati personali come sopra indicato possono trovarsi in paesi al di fuori della sede della scuola, compresi paesi che possono offrire un livello di protezione dei dati inferiore.

In tali casi, il Responsabile del Trattamento porrà in essere misure appropriate per garantire un'adeguata protezione dei vostri dati personali in conformità con la legislazione applicabile in materia di protezione dei dati.

I vostri dati personali non saranno né affittati né venduti a terzi.

6.    CONSERVAZIONE DEI DATI

I vostri dati personali saranno conservati solo per il periodo di tempo necessario a soddisfare lo scopo per il quale sono stati raccolti, salvo che per un periodo di tempo più lungo per finalità di archiviazione di interesse pubblico, o per finalità di ricerche scientifiche o storiche o per scopi statistici. Una volta che i vostri dati personali non saranno più necessari o il loro trattamento non sarà consentito per scopi legali o commerciali, saranno distrutti o resi anonimi.

7. DIRITTI

Ai sensi delle norme sulla protezione dei dati, l’utente (di seguito “Interessato”) è titolare dei diritti relativi al trattamento dei propri dati personali. Tali diritti sono tuttavia soggetti a determinate eccezioni e limitazioni.

L’Interessato ha il diritto di:

·         Essere informato, al momento della raccolta dei dati personali, sull'elaborazione dei dati.

·         Accedere alle informazioni elaborate dal Responsabile del Trattamento e al modo in cui le elabora, nonché di ottenere una copia dei dati personali, tenendo conto delle limitazioni legali ed eccezioni di legge;

·         Chiedere la cancellazione dei propri dati personali in possesso del Responsabile del Trattamento senza indugio, tenendo conto delle limitazioni ed eccezioni di legge;

·         Ottenere la rettifica dei dati personali fornendo una dichiarazione supplementare;

·         Ottenere la limitazione del trattamento dei dati personali quando sono inesatti, illegali, non necessari o non verificati, considerando le limitazioni ed eccezioni di legge;

·         Ottenere la portabilità dei dati personali in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivi automatici. Ciò consente il diritto di trasmettere tali dati ad un altro responsabile del trattamento senza che vi siano impedimenti da parte del responsabile del trattamento a cui sono stati forniti i dati personali;

·         Opporsi al trattamento a fini di marketing;

·         Revocare il consenso in qualsiasi momento e liberamente al trattamento dei dati personali. La revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento basato sul consenso prima della sua revoca.

L’Interessato potrà esercitare i propri diritti inviando una specifica richiesta scritta, insieme ad una copia della propria carta d'identità, all'indirizzo e-mail del Responsabile della protezione dei dati dataprivacy@ismonza.it.

L’Interessato ha il diritto di ottenere la comunicazione delle informazioni che lo riguardano, nonché l'accesso ai propri dati personali, verbalmente o per iscritto e senza spese.

L'Interessato ha inoltre il diritto di chiedere, ove necessario, la correzione, la distruzione o la cancellazione dei suoi dati personali e di opporsi, per motivi ragionevoli, in relazione alla sua situazione particolare, al trattamento dei suoi dati personali. L’Interessato ha inoltre il diritto di non far trattare i loro dati personali a fini di marketing mediante comunicazioni elettroniche non richieste, di non essere soggetti, in determinate circostanze, ad una decisione che si basa esclusivamente sul trattamento automatizzato dei loro dati personali e di presentare un reclamo all'Autorità in merito alla presunta interferenza con la protezione dei dati personali di qualsiasi interessato o di presentare un reclamo all'Autorità in merito ad una decisione di un arbitro, nonché di avviare un procedimento civile in merito alla presunta interferenza con la protezione dei suoi dati personali.

In virtù di quanto sopra, il Responsabile del Trattamento ha adottato delle procedure per garantire una risposta senza eccessivo ritardo a partire dalla data della richiesta, anche se ha facoltà di estendere il termine per rispondere ad essa, se necessario. Il Responsabile del Trattamento è consapevole delle informazioni che deve fornire in risposta a una richiesta e della necessità di fornirle in un linguaggio chiaro e semplice.

Qualsiasi richiesta è soggetta a specifiche esenzioni, limitazioni o obblighi contrattuali. In particolare, i dati che appartengono ad altre persone o che identificano altri individui sono esenti dal diritto di accesso e saranno coperti da segreto professionale. Il Responsabile del Trattamento non può infatti divulgare alcuna informazione riservata relativa all’organizzazione e gestione di corsi di formazione, ad attività didattiche ed educative del gruppo Inspired o fornire prove corrette di esami ad enti esterni. Inoltre, il Responsabile del Trattamento non può divulgare informazioni riservate su nessuno dei dipendenti.

8.    CONSENSO

L’Interessato ha il diritto e la possibilità di revocare il proprio consenso concesso per qualsiasi scopo specifico e in qualsiasi momento, senza pregiudizio per la liceità del trattamento effettuato secondo il consenso dato prima della revoca.

9. CONSERVAZIONE E SICUREZZA DELLE INFORMAZIONI

Il Responsabile del Trattamento utilizzerà le misure tecniche e organizzative appropriate per garantire la sicurezza, la riservatezza, l'integrità e la privacy dei dati personali, impedendo l'accesso non autorizzato o il trattamento illecito, nonché la perdita accidentale, la distruzione o il danneggiamento dei file.

10.    RECLAMI

Se l’Interessato non è soddisfatto della risposta del Responsabile del Trattamento, desidera discutere di qualsiasi aspetto relativo alla presente informativa sulla privacy, o se ritiene che il Responsabile del Trattamento stia trattando i propri dati personali in violazione della normativa vigente in materia di protezione dei dati, è pregato di contattare il nostro responsabile della protezione dei dati all'indirizzo: dataprivacy@ismonza.it oppure può rivolgere la vostra richiesta di mediazione al Garante per la Protezione dei Dati Personali, indirizzata a Piazza Venezia 11, IT-00187, Roma, e-mail: rpd@gpdp.it. oppure visitando il link: https://www.garanteprivacy.it/home/diritti/come-agire-per-tutelare-i-tuoi-dati-personali. In ogni caso si raccomanda di attuare le misure necessarie per risolvere la questione con la scuola prima di coinvolgere l'autorità.

11.     AGGIORNAMENTO INFORMATIVA PRIVACY

Il Responsabile del Trattamento potrebbe avere la necessità di aggiornare la presente informativa sulla privacy, quindi consigliamo di consultare queste informazioni periodicamente. 

Questa versione è stata aggiornata nel mese di ottobre 2020.